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Comment faire son choix dans la jungle des solutions d’impression ?

Choisir son imprimante professionnelle

Imprimer, scanner, photocopier,… ces tâches sont aujourd’hui présentes dans la vie de tous les collaborateurs. Cependant, bien qu’utiliser une imprimante multifonction avec un écran et autant de touches qu’un vaisseau spatial soit devenu aussi naturel que d’utiliser la machine à café, l’impression professionnelle est devenue une stratégie d’entreprise pouvant affecter directement les performances de celle-ci. C’est pourquoi, il est primordial de bien choisir son imprimante professionnelle en fonction de votre activité. Aussi, des imprévus comme une panne d’imprimante, une rupture du stock de cartouches d’encre ou de toner, sont autant de facteurs pouvant causer un ralentissement de l’activité.

Découvrez le matériel et les solutions de l’impression adaptés pour votre activité.

Quelle imprimante pour mon entreprise?

choisir son scanner professionnel

Bien sûr nous pourrions développer sur le choix cornélien entre imprimante laser ou imprimante jet d’encre, mais le choix d’un bon matériel se définit d’abord par la typologie de l’entreprise.

Selon la taille de l’entreprise, le nombre de documents imprimés ou encore les fonctions souhaitées (format papier A3 ou A4, recto/verso, avec ou sans fil,..), il sera judicieux de sélectionner votre matériel afin qu’il soit adapté au rythme de travail de l’entreprise afin d’être utile à vos collaborateurs.

Si vous avez un grand besoin d’impression, que vous communiquez souvent par mail ou par fax et que votre entreprise compte beaucoup de collaborateurs (PME ou très grande entreprise), une imprimante multifonction semble mieux adaptée à vos besoins.

En revanche, si vous êtes le dirigeant d’une très petite entreprise et que seules les fonctions d’impression, de scanner et de photocopieur vous sont utiles, une imprimante compacte, prenant peu de place est un bon compromis.

Bien choisir ses consommables d’impression Cartouches d'encre

En fonction de l’imprimante choisie, il faudra acheter régulièrement des cartouches d’encre, un toner ou encore du papier pour l’utiliser. Sur certaines imprimantes, il existe plusieurs formats de cartouche (standard ou XL) afin d’éviter les ruptures d’encre fréquentes.

Si vous avez de la place, vous pouvez stocker vos cartouches d’encre, elles ne possèdent pas de date de péremption tant qu’elles ne sont pas ouvertes.

Vous pouvez également optez pour le réapprovisionnement automatique de vos cartouches d’encre. C’est un service gratuit qui fonctionne sur les cartouches d’encre et toner, et pour toutes les marques d’imprimantes professionnelles.

Achat ou location de l’imprimante ?

Deux solutions prédominent pour optimiser votre parc d’imprimantes : l’achat ou la location. Je vous propose de voir ensemble les avantages et inconvénients de ces deux options :

Les avantages de la location

  • Vous bénéficiez de l’installation de vos imprimantes professionnelles sur site. Cette installation comprend la mise en place d’un logiciel permettant à votre prestataire de suivre les niveaux de vos cartouches d’encre et de toners.
  • Le réapprovisionnement automatique de vos cartouches d’encre et de toners et le changement des pièces d’usure de vos imprimantes sont compris dans la location.
  • Vous bénéficiez d’une garantie et d’une maintenance de vos imprimantes professionnelles.
  • La location est également une bonne solution pour vous permettre d’avoir les meilleures imprimantes professionnelles du moment provenant des plus grands constructeurs (HP, Epson, Canon, Brother, Xerox,..).
  • Votre prestataire étudiera vos besoins et vous fournira les imprimantes professionnelles qui répondent le mieux à vos besoins.

Les inconvénients de la location

  • La plupart des prestataires vous factureront la location sous forme de forfait, ce qui n’est pas le cas d’Ecoburotic qui vous facturera à la page. Ces forfaits peuvent être contraignants car ils ne s’adaptent pas à l’activité de votre entreprise. Je m’explique : si vous êtes sous contrat avec un forfait de 500 pages par mois, mais que pour diverses raisons, vous n’imprimez que 100 pages par mois, votre prestataire vous facturera 500 pages quand même.
  • La location est un contrat avant tout. Il s’établit en général pour une durée de 3 à 5 ans et vous engage pour toute cette période, quoi qu’il arrive. Vous perdez donc un peu de liberté.
  • L’imprimante professionnelle que vous louez ne vous appartient pas. Donc si vous ne souhaitez pas renouveler votre contrat, vous pouvez dire adieu à votre machine. A savoir qu’Ecoburotic vous propose d’acheter votre imprimante pour 1€ à la fin de votre contrat.
  • Vous êtes dépendant de votre prestataire. Cela signifie que si ce dernier ferme, vous devrez continuer à payer la banque, sans avoir de prestations (ni réapprovisionnement, ni maintenance).

Ecoburotic propose un service de location d’imprimantes professionnelles capables de répondre à vos besoins. Retrouvez toutes les informations sur notre offre Print Integral.

Finalement, la location s’adresse surtout aux entreprises ayant de solides bases financières, leur permettant de s’engager avec un prestataire sur 3 à 5 ans.

Pour les entreprises ne répondant pas à cette description ou ne souhaitant tout simplement pas s’engager sur un contrat de location, il est tout à fait possible d’acheter son imprimante professionnelle. Voilà ce à quoi vous devez vous attendre si vous faites ce choix :

Les avantages de l’achat

  • Vous êtes libre de choix concernant le modèle à acheter. Ce n’est pas le cas dans le cadre d’un contrat de location.
  • L’achat d’une imprimante ne vous lie à aucun contrat, vous êtes donc totalement indépendant sur le matériel que vous achetez.
  • Vous avez la main sur le choix de vos cartouches et toners. C’est-à-dire que vous pourrez décider de prendre des cartouches ou toners constructeurs mais aussi premier prix, fabriqués par la concurrence.
  • L’achat d’une imprimante professionnelle est plus adapté aux petites structures qui n’ont pas beaucoup de besoins en termes d’impression professionnelle.

Les inconvénients de l’achat

  • Vous n’avez que la garantie constructeur. Cela veut dire que si cette dernière dure 1an, vous ne serez pas couvert si votre imprimante professionnelle vous lâche à 1 an et 1 jour.
  • Vous devrez vous occupez du réapprovisionnement de vos cartouches et toners. Et cette gestion va vous prendre beaucoup de temps et d’énergie, du temps que vous ne consacrerez pas à votre entreprise.
  • Vous devrez vous occupez vous-même de l’installation de votre imprimante professionnelle.
  • Vous n’aurez aucun suivi d’expert. Ce qui veut dire que vous pouvez vous tromper en achetant une imprimante qui ne correspond pas à vos besoins.

En résumé, il existe plusieurs possibilités pour optimiser votre parc d’imprimantes. Que vous soyez une TPE, une start-up ou une grande entreprise, la manière dont vous travaillez sera à prendre en compte pour construire votre projet.

Vous devez vous focaliser sur les besoins de votre entreprise pour déterminer les caractéristiques nécessaires pour votre imprimante professionnelle. En contactant gratuitement notre équipe d’experts au  0 800 326 287, nous identifierons ensemble vos besoins et nous trouverons les machines avec les caractéristiques les plus adaptés à vos projets.

Et si vous êtes timide ou que vous lisez cet article à 3h00 du matin, vous pouvez nous contacter via ce formulaire !

Nicolas

L'auteur Nicolas

Passionné par les nouvelles technologies et plus particulièrement par le monde du web, je recherche constamment les nouvelles tendances autour de l'impression numérique, parce que la vie est tellement plus belle aux côtés d'une imprimante multifonction !