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Conseils de Pros

Les 6 avantages de la fonction scan

Utiliser un scanner professionnel

La fonction scan est sans conteste un élément très important à considérer lors de l’achat de votre imprimante professionnelle. Cette fonction, malheureusement méconnue, est extrêmement pratique. Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques de la numérisation :

1/ Stocker un document sur son ordinateur

En numérisant un document et en l’enregistrant sur votre ordinateur ou sur un serveur, vous ne passerez plus 50mn à essayer de mettre la main sur un document noyé dans une pile de feuilles sur votre bureau. Vous réduirez ainsi l’influence du désordre sur votre vie professionnelle. La fonction scan devient alors d’autant plus utile si votre bureau est aussi grand qu’une boite à chaussures, que vous avez une centaine de factures à conserver précieusement et que vous êtes actuellement assis sur une pile de documents par manque de rangements…

En plus de vous procurer un gain de place, vous donnerez l’illusion à vos collègues que votre bureau est rangé et vous deviendrez potentiellement la personne la plus branchée de l’équipe. Une sorte de gourou du rangement.

2/ Ne plus accuser vos collègues de ne jamais vous avoir rendu les documents prêtés alors qu’ils prétendent le contraire

En numérisant le document, vos collègues pourront y avoir accès en même temps que vous (à la condition que vous ne sauvegardiez pas le document sur votre serveur personnel et verrouillé…). Plus besoin de vous énerver contre la mauvaise foi de vos collègues et terminé l’image du râleur qui vous colle à la peau depuis votre arrivée dans l’équipe !

Aussi, cela évitera à vos collègues de faire des annotations sur votre cher document, de corner les coins de la page ou de poser une tasse de café dessus et d’y voir apparaître une sombre auréole brune. Votre document numérisé restera beau et propre toute sa vie ! Un conseil si vous travaillez dans une grande structure ou si plusieurs intervenants doivent avoir accès à plusieurs documents en même temps : vous pouvez mettre en place un système de GED, afin de faciliter le stockage.

3/ Envoyer un document en PDF ou JPEG par email

En scannant un document, vous pouvez l’envoyer directement au destinataire par email via la fonction “scan to mail“. Plus besoin de vous envoyer le document puis de le renvoyer au destinataire. Vous pouvez tout faire d’un coup depuis l’écran tactile de votre imprimante professionnelle. Pensez cependant à bien vérifier l’adresse email du destinataire, pour ne pas envoyer un document top secret à un client important…

4/ Stocker un document sur une clé USB

La fonction “scan to USB “est disponible sur la plupart des imprimantes, et est d’autant plus utile si vous n’avez pas accès à un ordinateur. Il vous suffit de numériser le document, de l’envoyer vers la clé USB qui est branchée sur la machine et vous pouvez l’avoir dans votre poche !

5/ Se prémunir contre les catastrophes naturelles

Imaginons que vous soyez en possession d’une centaine de documents très importants… et qu’une tempête de sable/un ouragan/une éruption volcanique vienne détruire vos documents. Pas de bol. A ce moment terriblement difficile, vous auriez au moins apprécié de les avoir scanné et sauvegardé grâce à la fonction scan de votre imprimante professionnelle multifonction. Pensez-y, la numérisation permet de sécuriser le stockage de documents.

6/ Avoir un geste pour la planète

Chez Ecoburotic, nous sommes conscient de l’impact du papier sur notre environnement. La fonction scan permet donc de faciliter votre quotidien au bureau, mais également de favoriser le développement durable et de limiter votre consommation de papier. Ayez le réflexe de scanner les documents à chaque fois que vous souhaitez les imprimer. Aussi bien économique qu’écologique, la fonction scan plaira autant à la planète qu’à vos dirigeants.

Hélène

L'auteur Hélène

J’ai toujours aimé travailler dans le marketing. Cela m’oblige à toujours être à l’écoute des avancées du marché et d’être force de propositions. Avec mes articles sur le blog j’espère vous apporter des conseils et solutions pour toujours mieux orienter vos choix !