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Conseils de Pros

Comment imprimer un document important?

Imprimer documents

Ce que vous devez faire lorsque vous imprimer un document important

Sommaire:

Le saviez-vous ? Que ce soit pour une fiche de paie, un contrat ou encore une brochure, l’impression de vos documents importants requiert une attention toute particulière. Afin de vous aider à réussir toutes vos impressions importantes, Ecoburotic vous dit tout !

QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT IMPORTANT ?

Un document important est caractérisé par un ou plusieurs des trois critères développés ci-dessous :

  • Ce document est confidentiel :
    Fiche de paie, facture, contrat,… nombre de documents que nous imprimons au quotidien peuvent s’avérer particulièrement sensibles. Cela est notamment régulièrement le cas dans le secteur médical, juridique, ou encore au sein de département tels que les ressources humaines ou la comptabilité.
  • Le rendu de ce document est essentiel :
    Certains documents doivent faire l’objet d’une impression particulièrement qualitative (brochures, présentations, devis, …). Il s’agit d’un point d’attention qui est souvent à l’honneur dans le cadre de projets commerciaux, ou encore de marketing et de communication.
  • Ce document doit être durable :
    La durabilité d’un document peut fortement varier selon la technologie d’impression choisie. Cela est notamment le cas au sein des professions juridiques et administratives.

Alors si vous souhaitez connaitre toutes nos astuces pour optimiser l’impression de vos documents importants, suivez le guide !

Je dois imprimer un document confidentiel

Imprimante HP

Vous cherchez un bon moyen de faire du sport ? Rien de plus simple. Pour cela, il vous suffit de lancer l’impression de votre document ultra confidentiel en l’envoyant par mégarde sur la mauvaise imprimante… Eh oui ! Qui n’a jamais, au moment d’imprimer un document confidentiel, sélectionné la mauvaise imprimante pour ensuite se lancer dans un sprint effréné vers la dite imprimante ?
Bien que certainement très amusante à voir pour vos collègues, cette situation indélicate peut heureusement être facilement évitée. En effet, de nombreuses imprimantes telles que la HP Pagewide Pro MFP 477 DW, permettent de contrôler vos impressions grâce à un code ou un badge.

Je dois imprimer un document de qualité

Le choix de la bonne technologie d’impression est primordial, en particulier si vous accordez une place importante au rendu de vos documents.
Pour vos photos, nous vous recommandons la technologie jet d’encre qui vous apportera un rendu plus fidèle dans l’impression de vos documents. Certains modèles sont d’ailleurs tout spécialement conçus pour l’impression de photos, comme la EPSON Expression Photo XP-8500 Small-In-One.

Imprimante Epson
En revanche si votre document est composé de texte et/ou de graphiques, une imprimante laser telle que la BROTHER MFC L2750DW fera parfaitement l’affaire.

Imprimante Brother

Le choix du papier est également un élément à prendre en compte pour l’impression de vos documents qualitatifs : plus le grammage est épais, meilleur est le rendu.
Nos conseils pour l’impression avec des papiers de grammage différents :

  • Vérifiez si le grammage en question est bien pris en charge dans les caractéristiques de votre machine car il peut s’avérer différent selon le bac d’alimentation papier.

Si vous imprimez régulièrement sur différents types de supports, nous vous recommandons de sélectionner une machine possédant plusieurs bacs ou offrant la possibilité d’en rajouter en option. Enfin, sachez que certains copieurs proposent également des options de finitions, idéales pour vos documents importants.
En effet, des modules dédiés permettent la finition de vos documents telle que l’agrafage, la perforation ou encore la finition piqûre à cheval (aussi appelée brochure).
Grâce à ces fonctionnalités, vous oublierez les mauvais souvenirs des bilans de fin d’année, lorsque vous passiez vos journées à trier vos copies, agrafer vos gros dossiers, et perforer vos documents à la main. Pour trouver le copieur le plus adapté à votre activité et vos besoins, notre équipe d’experts se tient à votre écoute.

Je sois imprimer un document durable dans le temps

La technologie d’impression joue également un rôle dans la durabilité de vos documents. Si vous souhaitez archiver vos documents, notre conseil pour favoriser leur durabilité dans le temps est de privilégier une impression jet d’encre, plus durable que l’impression laser pour le stockage de documents. La réglementation impose d’ailleurs à certaines collectivités de respecter la norme internationale ISO 11789  pour le stockage et la conservation des documents (permanence et la durabilité de l’écriture, de l’impression et de la reprographie sur des documents papier).

Bon à savoir:

  • Si votre document est destiné à être utilisé dans un milieu médical, salle blanche (ou salle propre selon la norme ISO 14644-1), faites le choix d’une imprimante jet d’encre (de la poussière de toner étant générée par la technologie laser).
  • Privilégiez une connexion USB dans le cadre d’environnements confidentiels, et/ou une connexion WiFi sécurisée pour éviter les intrusions réseau.

Imprimer vos documents importants: pour aller plus loin.

Vous l’aurez donc compris, le choix de la technologie d’impression, du grammage papier, et de bien d’autres éléments jouent un rôle clé dans l’impression de vos documents importants.
N’hésitez donc pas à vous poser ces questions suivantes : S’agit-il de documents confidentiels ? S’agit-il de documents se devant d’avoir un rendu qualitatif ? Et enfin, s’agit-il de documents devant être durables ? Vous devez donc déterminer au mieux vos besoins d’impression et en fonction, choisir l’imprimante la plus adaptée.
Besoin d’informations supplémentaires pour faire votre choix ? N’hésitez pas à contacter l’un de nos spécialistes, disponible par téléphone ou via notre chat en ligne.

Sabrina

L'auteur Sabrina

Assistante chef de produit, curieuse et en quête de savoir. Je suis à l’affût des exclusivités et des avancées technologiques sur le marché de l’impression. J’adore dénicher le produit le plus adapté pour nos clients. Vous avez des demandes « exotiques », ça tombe bien c’est le fruit de ma passion !