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Conseils de Pros

Dématérialisation des documents (GED) : 5 facteurs de réussite

Gestion dématérialisée des imprimantes professionnelles.

La révolution digitale actuelle bouleverse profondément l’environnement de l’entreprise et par conséquent l’utilisation des imprimantes professionnelles. Au premier rang de cette transformation : la gestion documentaire. Le volume de documents produits par les entreprises augmente de manière exponentielle. L’évolution des réglementations, la recherche continue de gains de productivité contraignent souvent les entreprises à revoir la façon dont elles gèrent leurs documents. Elles s’engagent alors dans un projet de dématérialisation, pas toujours avec succès… S’il est effectivement primordial de choisir le matériel (imprimantes multifonction laser ou jet d’encre, scanner) et les solutions de Gestion Electronique des Documents (GED) les plus adéquats à l’entreprise, le succès d’un tel projet repose aussi sur la méthodologie de mise en place et le changement d’habitudes des utilisateurs.

Découvrez dans cet article nos 5 conseils concrets pour réussir vos projets de dématérialisation documentaire.

Qu’est ce que c’est la GED ?

La Gestion Electronique des Documents (GED) est une solution informatisée prenant en charge directement les opérations de gestion des documents parmi :

  • la création
  • l’archivage et le stockage
  • le classement
  • l’indexation
  • la recherche et la restitution
  • le contrôle et la gestion des droits d’accès

Mais qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est l’acte de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont associés, en un flux numérique avec des traitements automatisés. C’est le cas, par exemple, de la dématérialisation des courriers entrants, la dématérialisation des factures ou des bulletins de paie, les systèmes de gestion de notes de frais…

Pourquoi initier un projet de gestion électronique des documents ?

Le volume d’informations étant en perpétuelle croissance, toutes les entreprises sont concernées par ces sujets, quelle que soit leur taille. Les facteurs de motivation pour mettre en place des solutions de GED sont multiples :

  • Optimiser le budget d’impression de l’entreprise
  • Gagner en productivité (temps d’archivage, de recherche du document…)
  • Simplifier le quotidien des utilisateurs (Qui n’a jamais perdu une heure à la recherche du document perdu ?)
  • Faciliter la circulation de l’information notamment dans des environnements de travail de plus en plus mobiles
  • Répondre aux obligations réglementaires
  • Sécuriser ses données
  • Réduire son empreinte écologique

Quels sont les facteurs clés de réussite ?

Un projet de dématérialisation ne s’arrête pas au déploiement d’un parc machines (scanners, imprimantes multifonctions, photocopieurs…) et du logiciel associé. Bien au contraire ! Il implique nécessairement, en amont, une analyse des besoins en collaboration forte avec les utilisateurs. La préparation globale du projet est absolument clé pour atteindre les objectifs en gains de productivité et budgétaire. Dans le cas contraire, le risque est de tomber dans un projet mal dimensionné et générateur de frustration en interne.

Voici nos 5 conseils pour réussir votre projet de dématérialisation documentaire :

1 – Auditez le matériel et les usages des utilisateurs

Un projet dématérialisation est l’occasion de remettre à plat l’ensemble des flux documentaires. A chaque entreprise son projet qui nécessitera une solution sur-mesure.

La première étape consiste donc à procéder à un audit documentaire. Il vous permettra de comprendre comment sont créés, stockés, archivés, contrôlés l’ensemble des documents de votre entreprise.

Cet audit comportera 2 volets, 2 missions à mener de votre côté :

  • Un volet équipement: identifiez avec précision l’ensemble des équipements disponibles (photocopieurs, imprimantes multifonctions, scanners…), leur implantation physique, les volumes d’impression, les coûts de maintenance et de consommables.
  • Un volet analyse des usages : Répertoriez au sein de votre entreprise les principaux processus de gestion documentaire : Qui imprime quoi ? Qui consulte quoi ? Et qui valide ? Qui archive ou qui recherche ?

Déterminez également les documents les plus importants, parmi ceux qui possèdent le plus de valeur et ceux qui vous font perdre le plus de temps.

Ces questions très simples vous permettront de délimiter les besoins et les contraintes de votre projet et de dessiner précisément les workflows à automatiser.

En fonction de la taille de l’entreprise, cet audit peut prendre plus ou moins de temps. Mais cette étape vous permettra à coup sûr de sécuriser votre projet et de gagner un temps précieux par ailleurs. Courage ! Et en route pour la deuxième étape !

2 – Impliquez les utilisateurs dans le projet

Sans l’implication des utilisateurs, le projet est voué à l’échec. Les intégrer dans la phase d’audit vous permettra de délimiter plus finement les besoins. Et il sera d’autant plus facile de les sensibiliser aux bonnes pratiques de la gestion documentaire une fois le projet abouti. Car oui, la mise en place du projet impliquera nécessairement des changements d’habitudes. Il est donc nécessaire de conjuguer dialogue et pédagogie pour accompagner ces changements.

3 – Mettez en place les procédures de contrôle et de sécurisation

En complément de l’accompagnement des utilisateurs, mettez en place les procédures de contrôle qui vous permettront de valider le respect des bonnes pratiques. Tous les équipements d’impression proposent des dispositifs d’identification des utilisateurs. Ainsi les impressions et numérisations sont historiées et affectées à une personne. Ces dispositifs d’identification peuvent s’adapter aux contraintes de l’entreprise concernée : code PIN, lecteur de cartes ou de badges… Ils permettent de limiter les impressions inutiles et de sécuriser vos données.

4 – Choisissez un prestataire expert pour éviter les projets mal dimensionnés.

Reposez-vous sur un prestataire capable de vous offrir un accompagnement global s’appuyant sur une méthodologie rigoureuse. Qualité de l”équipements et des services, efficacité et expertise, réduction des coûts : Par toutes ses recommandations, il participera pleinement à la réussite de votre changement.

Ce prestataire pourra auditer lui-même votre parc d’impression et équipement. Il analysera vos besoins en gestion documentaire pour vous proposer une solution sur-mesure pour votre entreprise.

Vérifiez aussi sa capacité à vous accompagner tout au long du projet :

  • Audit documentaire et formalisation du rapport
  • Préconisation du matériel le plus performant et de la solution de gestion documentaire
  • Installation des équipements d’impression et de numérisation
  • Formation des utilisateurs pour le paramétrage du matériel et des workflows
  • Maintenance avec un délai d’intervention réduit au minimum
  • Proposition d’amélioration en continue, même après la finalisation du projet.

5 – Enfin, ne négligez pas la phase de formation !

Lors du déploiement du projet, vous devrez avoir planifié la formation de tous les utilisateurs. Il vous faudra adapter votre discours en fonction des services : tous n’auront pas le même usage et les mêmes contraintes. N’hésitez pas à utiliser des formations vidéos, à disposition de tous et des nouveaux entrants dans l’entreprise. C’est un gage de pérennité pour votre projet.

Que retenir ?

Pour beaucoup d’entreprises, notamment dans les TPE et PME, la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou de tout document semble complexe.

Et pourtant il existe des solutions simples qui permettent des gains de temps et des économies sur le budget d’impression très rapidement.

A ce titre, par exemple, notre offre Print Integral est une solution tout-en-un performante et économique qui vous permettra de répondre à vos enjeux de dématérialisation. Demandez un audit gratuit en remplissant ce formulaire de demande de contact.

Stéphanie

L'auteur Stéphanie

J'aime mon métier. Il me permet de m'immerger dans un phénomène qui impacte fortement notre quotidien et notre vie professionnelle : la transformation digitale. Ma conviction est que cette transformation doit être au service de l'humain : lui simplifier la vie, le monter en compétences, valoriser son expertise. Cette conviction, nous l'appliquons tous les jours dans notre activité : l'impression au bureau.