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Conseils de Pros

Comment un scanner peut vous faire gagner du temps ?

Scanner Brother

Vous numérisez des documents quotidiennement ? Vous avez besoin d’être rapide et efficace ? Alors laissez votre scanner vous aider. En effet, à l’heure de la dématérialisation, le scanner devient un réel assistant personnel qui peut vous faire gagner un temps précieux au quotidien.
Dans cet article, nous vous présenterons les différentes fonctionnalités appréciables de cette machine telles que la prise en charge de nombreux types de documents, le choix du format d’enregistrement, l’indexation automatique de vos dossiers prédéfinis ou encore les options d’amélioration de l’image.

Scanner des documents multiples sans risquer de bourrage papier et sans vous déplacer !

Le scanner est conçu pour prendre en charge de nombreux types de documents avec des formats et des épaisseurs différents. A la différence d’un multifonction, le scanner peut se placer directement sur votre bureau et traite rapidement mais aussi avec efficacité de nombreux types de documents sans risque de bourrage papier.
En effet, ce dernier, comme le scanner mobile Brother DS-720D, vous permet d’obtenir des scans de tous les documents essentiels à votre activité tels que :

  • Les documents classiques A4 scanner=
  • Les cartes plastifiées comme :
    • les cartes d’identité
    • les cartes vitales
    • les permis de conduire (ancien et nouveau format)
  • Les plus petits documents notamment :
    • les documents de 80 x 175 mm (Format chèque)
    • les cartes de visites
    • les tickets de carte bleue
    • les tickets de caisse

Enregistrer votre scan directement là où vous le souhaitez pour gagner du temps !

Pour être plus rapide dans la gestion de vos documents, définissez et sauvegardez automatiquement la destination de vos scans. Vous savez donc directement où se trouvent le document que vous scannez et vous pouvez y accéder facilement par la suite.

Partager votre scan directement  dans un dossier de votre réseau ou sur votre Cloud

Envoyez votre scan dans des dossiers dédiés dans votre réseau d’entreprise ou directement sur le Cloud pour le partager avec vos collaborateurs sans attendre.

Envoyer votre numérisation sur votre boite e-mail

Vous souhaitez renvoyer facilement le scan de votre document par e-mail ? Ne perdez pas de temps et envoyez directement la copie numérique de votre document sur votre adresse e-mail en choisissant cette destination facilement. Vous pourrez ensuite directement transférer cette pièce-jointe à vos collaborateurs ou à vos clients.

Sauvegarder votre document sur votre Carte SD

scanner proCertains scanners, comme le scanner mobile Brother DS-920DW, vous offre la possibilité de sauvegarder le scan de votre document de façon pratique directement sur une carte SD.

Stocker votre scan sur votre clé USB

Vous travaillez régulièrement avec une clé USB ? Alors ne changez pas vos habitudes et récupérez votre scan directement dessus. Vous pouvez ensuite brancher votre clé USB sur votre ordinateur ou votre multifonction  afin de classer votre document, le partager à vos collaborateurs ou l’imprimer en toute simplicité. Ceci est notamment est solution idéale pour transférer votre document lorsque vous ne disposez pas de connexion internet.

Améliorer la lisibilité et la gestion de votre document facilement !

Obtenez  le scan de votre document avec un rendu parfaitement lisible et amélioré ! Comment ? Avec toutes les fonctions utiles du scanner bureautique Brother ADS-2700W.

En effet, ce dernier présente de nombreuses fonctionnalités et vous permet notamment de :

  • Supprimer les taches d’encreScanner Brother
  • Éliminer les trous de classeurs
  • Nettoyer les bordures de vos pages
  • Atténuer le fond de couleur afin d’obtenir des documents clairs à la lecture.
  • Réaliser des rotations automatiques de vos pages dans le sens de lecture. Vos documents sont donc lisibles sans même avoir besoin de les faire pivoter.
  • Éliminer les pages blanches présentes dans vos piles de documents afin de ne garder que vos documents essentiels.

Gagner du temps en choisissant le format d’enregistrement, de votre scan, adapté à votre utilisation !

Aujourd’hui, le scanner vous offre une multitude de formats d’enregistrement pour vos documents numérisés (pdf, png, jpeg, etc.).

Choisissez alors directement celui qui répond au mieux à vos attentes lors de votre numérisation. Vous n’aurez donc pas à convertir de nouveau votre document par la suite et vous économisez ainsi un temps précieux.

PDF : C’est le format le plus connu sur le web comme pour l’impression.

Scanner en pdfVous pouvez notamment l’apprécier pour la protection de votre document notamment la conservation de la mise en forme, des polices, des caractères, des images et des objets, etc. choisis par son auteur d’origine. En effet, cette protection s’applique quel que soit l’ordinateur, le logiciel ou le système d’exploitation utilisés par ce dernier ou par les personnes qui visualisent ou impriment votre document dans ce format.

PDF interrogeable : Ce format vous permet de trouver l’information que vous cherchez rapidement et facilement à partir de votre scan en réalisant une recherche directement dans celui-ci.

JPEG ou JPG : Il s’agit de l’un des formats les plus utilisé notamment pour les photos et images. En effet, malgré une perte de qualité, vos images sont ainsi facilement compressibles et peuvent notamment être rapidement chargées sur une page même avec une connexion internet faible.

Applications d’édition : En numérisant votre document vers une des applications d’édition telles que Word, Excel ou PowerPoint à partir de la technologie OCR, vous pourrez facilement le modifier et réutiliser son contenu sans difficulté.

TIFF ou TIF. Ce type de format d’image est idéal pour vos photos dotées d’une grande résolution. De plus, il est apprécié notamment par les professionnels car il peut être utilisé sous différents systèmes d’exploitation : Windows, Mac, et Linux.

PNG : Excellent format pour les images, le format PNG vous permet à la fois d’enregistrer 16,7 millions de couleurs tout en ayant une taille raisonnable. De plus, ce type d’image vous donne la possibilité de réaliser une compression sans aucune perte de données et donc de qualité.

GIF : Permettant de créer des images animées que vous pouvez facilement partager, le format GIf est cependant déconseillé pour l’impression car ce type d’image ne prend en compte qu’un nombre limité de 256 couleurs.

BMP : Le format BMP est reconnu pour sa qualité de l’image. Cependant, il ne vous permet pas de réaliser des compressions.

BONUS : Une dernière bonne nouvelle pour la gestion de vos cartes de visites !

Vous rencontrez régulièrement de nouveaux collaborateurs, de nouveaux clients ou même de nouveaux fournisseurs ? Vous avez donc une grande quantité de cartes de visites à gérer?

Brother a la solution pour vous ! Avec son logiciel New Soft Presto Bizcard, inclus sur tous ses scanners, vous regroupez, directement sur votre messagerie, toutes les informations présentes sur vos cartes de visite, comme les adresses e-mail ou les numéros de téléphone de vos contacts.  Vous pouvez ainsi retrouver ces informations rapidement par la suite et gagner du temps sur votre travail.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour faire votre choix parmi notre sélection de scanners. N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts par téléphone au 0 800 326 287 ou sur notre site internet pour vous aider à choisir la machine la plus adaptée à vos besoins.

Amaury

L'auteur Amaury

Assistant chef de produit, je suis curieux et toujours à l’affût des nouvelles technologies innovantes qui peuvent simplifier votre quotidien. Les articles de ce blog sont rédigés dans ce sens afin de vous aider à faire le choix le plus adapté à vos besoins pour votre matériel d’impression et de numérisation.