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Conseils de Pros

Budget d’impression : 5 conseils pour le réduire

Comment mieux gérer votre parc d'imprimante professionnelle et faire des économies

Quand on aborde la thématique de réduire le budget d’impression d’une entreprise, on commence inévitablement par 2 constats qui font peur :

  1. Seule 1 entreprise sur 10 sait réellement ce qu’elle dépense en impression
  2. Et pourtant d’après une étude d’IDC, les entreprises dépensent jusqu’à 3% de leur chiffre d’affaires en production, gestion et distribution de documents

Aïe, ça fait mal… C’est pourtant une réalité. Et maintenant que vous avez ces statistiques en tête, posez-vous cette question : quel est le budget d’impression de mon entreprise ? Généralement, cette question est suivie d’un gros blanc…

C’est quoi exactement le budget d’impression d’une entreprise ?

Commençons par définir de quels postes se compose un budget d’impression. Il existe deux typologies de coûts :

  1. Les coûts d’impression visibles : ils sont généralement maîtrisés. Ils englobent le matériel, les consommables et la maintenance de vos imprimantes et photocopieurs professionnelles.
  2. Les coûts d’impression cachés sont ceux qui sont plus difficilement identifiables et jouent notamment sur la productivité :
  • Le temps consacré par le service informatique des entreprises aux problèmes liés à l’impression, soit jusque 50%…
  • Le cas d’une entreprise qui a un parc d’imprimantes et de photocopieurs multi-marques avec de nombreux fournisseurs, chronophage en termes de gestion de stock, de réapprovisionnement et de facturation
  • Le coût caché lié à la productivité si l’entreprise possède un matériel sous dimensionné par rapport à ses besoins
  • Mais aussi le stockage des consommables qui peut représenter une immobilisation de la trésorerie importante

Bref, pas mal de facteurs pour lesquels il existe des solutions simples et pragmatiques si on est bien accompagné. Nous vous proposons 5 conseils qui, avec certitude, vous permettront de réduire le budget d’impression de votre entreprise.

1 – Faites un audit de votre parc d’imprimantes professionnelles

Quand on se parle d’audit, il s’agit simplement de répertorier vos imprimantes et photocopieurs au sein de votre entreprise, puis d’analyser le type de documents imprimés et la consommation de chacun d’entre eux. Vous pourrez déjà faire un premier tri dans le matériel et les impressions inutiles.

Mon conseil est de vous faire accompagner par un prestataire expert dans le domaine. Sur base du matériel que vous aurez listé, il sera en mesure de réaliser un audit poussé et de vous proposer des solutions d’impression plus efficaces et économiques.

2 – Etudier le renouvellement de votre matériel

Une imprimante professionnelle mal calibrée pour votre activité est source de coûts : surconsommation d’encre et de pièces d’usures, pannes à répétition, perte de productivité, mauvaise qualité d’impression… Découvrez en vidéo comment choisir l’imprimante professionnelle la plus adaptée à votre entreprise.

Sachez également que les imprimantes professionnelles et photocopieurs nouvelle génération consomment jusqu’à 40% d’énergie en moins.

3 – Centraliser vos impressions sur des photocopieurs multifonctions

C’est également une étude à mener : faut-il remplacer vos imprimantes d’appoint par un photocopieur multifonction ? Généralement, cette étude donne de bonnes surprises. D’autant plus que ce matériel  s’accompagne le plus souvent d’un contrat en location, beaucoup plus souple pour la trésorerie et plus avantageux en services (installation, maintenance, …)

Votre prestataire, si c’est un bon professionnel, sera en capacité de calculer pour vous les économies réalisées par cette solution de gestion externalisée. Si vous envisagez cette solution, je vous invite à découvrir l’offre de location d’imprimantes et photocopieurs proposée par Ecoburotic.

4 – Mettez en place un projet de dématérialisation des documents au sein de votre entreprise

Quand on sait que le volume de documents gérés par une entreprise augmente chaque année de manière significative, la dématérialisation des documents devient un enjeu clé pour réduire le budget d’impression. Factures, bulletins de paie, contrats… Il existe de nombreuses solutions, encore faut-il les mettre en place avec méthodologie. Si vous voulez vraiment dématérialiser vos documents, il vous faudra de toute évidence un bon scanner !

5- Encouragez les bonnes pratiques au sein de votre entreprise

Quelques règles simples permettent déjà d’optimiser le budget d’impression d’une entreprise.

  • Imprimez en priorité en recto-verso et/ou en noir et blanc : ce sont des options directement paramétrables sur la plupart des imprimantes professionnelles
  • Visualisez systématiquement avant impression pour éviter les problèmes de mise en page
  • Sélectionnez les pages à imprimer et pas forcément tout le document
  • Privilégiez l’impression multiple qui permet de juxtaposer plusieurs pages sur une même feuille

En résumé, des coûts d’impression élevés ne sont pas une fatalité. Il existe des solutions simples qui donneront des bénéfices immédiats pour alléger le budget d’impression de votre entreprise.

Vous souhaitez un audit gratuit ou vous faire accompagner sur le sujet par un de nos experts : remplissez ce formulaire de contact ou contactez-nous au 08 800 326 287 (appel gratuit).

Stéphanie

L'auteur Stéphanie

J'aime mon métier. Il me permet de m'immerger dans un phénomène qui impacte fortement notre quotidien et notre vie professionnelle : la transformation digitale. Ma conviction est que cette transformation doit être au service de l'humain : lui simplifier la vie, le monter en compétences, valoriser son expertise. Cette conviction, nous l'appliquons tous les jours dans notre activité : l'impression au bureau.